Tidplanen som ritas baklänges
De flesta projekttidplaner börjar i fel ände. Någon bestämmer när bygget ska starta. Sedan fylls tiden fram till dess med projektering, upphandling och beslut.
Det ser rimligt ut. Problemet är att projekteringens tid då blir en rest. Den bestäms av vad som råkar bli över, inte av vad arbetet faktiskt kräver.
Om resten är för kort händer inte det logiska, att datumet flyttas. I stället pressas projekteringen ihop. Granskning stryks. Discipliner får jobba parallellt utan att stämma av. Handlingar går ut innan de är klara.
Varför datumet är så svårt att röra
Byggstartsdatumet sätts ofta tidigt och av tunga skäl. Ett politiskt beslut. Ett besked till en styrelse. En intäkt som ska bokas ett visst kvartal. En markanvisning med villkor.
När datumet är kommunicerat blir det en sanning i projektet. Att skjuta det uppfattas som ett misslyckande. Alla i projektet vet att den som föreslår en senareläggning får förklara sig.
Så blir datumet det fasta, och allt annat det rörliga. Även kvaliteten på underlaget.
Vem som borde säga ifrån
I teorin ska projekteringsledningen flagga när tiden inte räcker. I praktiken sitter den ofta i en svår sits.
Projekteringsledaren är sällan den som satte datumet och har sällan mandat att flytta det. Att säga till en styrgrupp att målet inte håller är obekvämt, särskilt tidigt i ett projekt när allt fortfarande känns möjligt.
Så blir varningen mild eller uteblir. Alla hoppas att det ska lösa sig. Sedan pressas arbetet ihop, och problemen dyker upp i produktionen i stället, där de kostar mer och syns mindre tydligt som en följd av datumet.
Vad det kostar att ha fel ände fast
Boverkets kartläggning pekar ut tidsbrist som den vanligaste orsaken till fel i projekteringsskedet. Drygt hälften av branschaktörerna anger det, och bland projektörerna är andelen högre.
Boverket beskriver också hur det sprider sig. Tidsbrist i tidiga skeden skapar tidsbrist genom hela byggprocessen. En pressad projektering blir en pressad produktion, med fler fel och fler stopp.
Felen som följer av en för tidig byggstart bokförs sällan som en följd av datumet. De bokförs som ÄTA, som störningar, som en produktion som drog ut på tiden. Sambandet syns inte i efterhand, och därför upprepas det.
Så kan det gå till
En kommun beslutar att ett nytt boende ska stå klart till ett visst läsår. Datumet blir en politisk sanning tidigt, innan projekteringen ens är påbörjad.
Projekteringen visar sig behöva längre tid än vad som finns kvar i kalendern. Ingen vill vara den som säger till nämnden att målet inte håller. Så pressas arbetet ihop. Geoteknik och installationssamordning görs snabbare än de borde.
Under produktionen kommer notan. Sättningsproblem som en fullständig markutredning hade fångat. Krockar mellan teknik och stomme. Bygget blir försenat ändå, och nu med både merkostnader och ett överskridet datum.
Datumet som skulle skydda tidplanen blev det som sänkte den.
Ett annat sätt att sätta datumet
Vänd på ordningen. Låt projekteringen få den tid arbetet kräver. Räkna framåt från när ett granskat och samordnat underlag kan vara klart. Sätt byggstarten där.
Det betyder inte att projekteringen får ta hur lång tid som helst. Det betyder att tiden bestäms av arbetet, inte av ett datum som sattes innan någon visste vad som skulle projekteras.
I praktiken kräver det att någon med tyngd i projektet står för den ordningen. Att den personen kan säga till en styrgrupp att byggstarten sätts när underlaget är klart, och hålla fast vid det.
Det svåra är sällan att förstå logiken. Det svåra är att stå för den i ett rum där alla andra vill ha ett tidigt datum. Den som gör det behöver mandat och stöd, annars viker sig ordningen vid första trycket.
Så tar du reda på det
Ta ditt senaste projekt. Leta reda på när byggstartsdatumet först bestämdes, och av vem.
Ställ två frågor. Fanns det då en genomarbetad bedömning av hur lång tid projekteringen skulle ta. Blev projekteringen klar och granskad till det datumet, eller pressades den.
I de flesta fall visar det sig att datumet kom först och bedömningen sedan, om den kom alls. Då vet du varför projekteringen blev stressad. Skriv ner slutsatsen i en mening och spara den. Nästa gång ett byggstartsdatum ska sättas, lägg fram den och kräv att en genomarbetad tidsbedömning för projekteringen finns på bordet innan beslutet fattas.